KaaS Pro – Automatisierung und KI für Kanzleien
Mit KaaS Pro – Automatisierung und KI schaffen wir strukturierte Prozesse in Ihrer Kanzlei. Weniger Routinearbeit, klare Abläufe und eine fundierte Vorbereitung auf automatisierte Arbeitsweisen.
Automatisierung für Steuerkanzleien
KI angepasst für Ihre Kanzlei
Steigende Mandantenzahlen, Fachkräftemangel und Zeitdruck prägen den Kanzleialltag. Doch wir analysieren Ihre Abläufe, entwickeln Maßnahmenpläne und schaffen die Grundlage für automatisierte Prozesse.
Das erwartet Sie
- Automatisierung wiederkehrender Kanzleiaufgaben
- Strukturierte Vorbereitung auf KI-gestützte Prozesse
- Weniger manuelle Tätigkeiten im Tagesgeschäft
- Entlastung für Mitarbeiter und Kanzleileitung
- Cloudbasierte Automatisierung ohne Wartungsaufwand
- Beratung und technische Umsetzung aus einer Hand
Automatisierung und KI im Kanzleialltag
Kanzleien arbeiten täglich mit einer Vielzahl wiederkehrender Aufgaben. Belege prüfen, Fristen überwachen, Mandanteninformationen verarbeiten oder Standardkorrespondenz erstellen. Mit der KaaS Pro – Automatisierung und KI setzen wir genau hier an. Gemeinsam steuern wir den Einsatz von Bots und KI, abgestimmt auf Ihre Kanzlei.
01
Schneller Einstieg
Vorab-Check
Wir prüfen vorab, ob Ihre Kanzlei technisch und organisatorisch bereit für Bots ist. Danach kann die Einführung kurzfristig starten.
02
Direkte DATEV Anbindung
Beschleunigung in DATEV
KaaS Pro nutzt vorkonfigurierte Bots mit direkter DATEV-Anbindung. Standardprozesse laufen somit schneller und strukturierter ab.
03
Strukturierter Arbeitsplatz
All-in-One-Arbeitsplatz
Die KaaS Pro-KI bündelt zentrale Kanzleifunktionen in einer Cloud-Plattform – von Auftragsübersicht bis Dokumentenmanagement.
04
Mandantenaufnahme digital
Onboarding automatisieren
05
Dokumente im Griff
DMS mit DATEV-Logik
Dokumente werden zentral abgelegt und nach DATEV-Struktur organisiert. So bleiben Mandantenakten übersichtlich und jederzeit verfügbar.
06
Mandantenportal
Zusammenarbeit bündeln
Optional können Mandanten Stammdaten aktualisieren, Dokumente bereitstellen oder Anfragen stellen. Wir empfehlen, was für Sie passt.
07
Online-Unterschriften
Digitale Verträge
Verträge und Dokumente lassen sich digital unterzeichnen. Dadurch beschleunigen sich Abstimmungen zwischen Kanzlei und Mandanten.
08
Transparente Abläufe
Tickets und Projekte
Ticketsysteme und Projektübersichten schaffen klare Zuständigkeiten. Aufgaben, Mandantenanfragen und Projekte bleiben nachvollziehbar.
09
Daten besser nutzen
KI-Analysen einsetzen
KI-gestützte Analysen helfen, Potenziale in Prozessen und Mandantenstrukturen zu erkennen und gezielt Verbesserungen abzuleiten.
Automatisierung und KI mit Kanzleiexpertise
Als Institut für Kanzleiführung und Kanzleientwicklung kennen wir die Abläufe in Steuerkanzleien aus der Praxis. Unsere Berater arbeiten seit vielen Jahren mit Kanzleien unterschiedlicher Größe. Diese Erfahrung verbinden wir mit modernen Automatisierungslösungen von KaaS, damit Automatisierung in Ihrem Kanzleialltag funktioniert und langfristig Wirkung zeigt.
- Erfahrung aus vielen Digitalisierungsprojekten
- Spezialisierung auf Steuerkanzleien
- Praxiswissen zu DATEV-Arbeitsabläufen
- Expertennetzwerk für Kanzleientwicklung
Neue Möglichkeiten für Ihre Kanzlei mit KaaS Pro
Die Automatisierungen und KI-Lösungen von KaaS Pro eröffnen Steuerkanzleien neue Möglichkeiten im Arbeitsalltag. Routinetätigkeiten lassen sich automatisieren und Informationen zentral steuern. Wir schaffen die organisatorische Grundlage, während KaaS die cloudbasierte technische Umsetzung und den Betrieb übernimmt. So entstehen stabilere Abläufe und mehr Zeit für Beratung.
Mehr Zeit für Beratung statt Routineaufgaben
Transparente Prozesse in der gesamten Kanzlei
Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstände bleiben jederzeit transparent nachvollziehbar.
Moderne Arbeitsumgebung für Ihr Kanzleiteam
Digitale Werkzeuge schaffen eine strukturierte Arbeitsumgebung für zukünftige Anforderungen.
KaaS Pro – Automatisierung und KI für Steuerkanzleien im Überblick
Erfahren Sie mehr über KaaS Pro – Automatisierung und KI für Steuerkanzleien. In unserem PDF erhalten Sie Einblicke in Möglichkeiten und konkrete Ansätze für den Kanzleialltag.
Erfahrungen aus der Zusammenarbeit
Ob Inhaber, Partner oder Teamleitung: Unsere Kunden berichten, was die Zusammenarbeit mit proKanzlei bei ihnen verändert hat. Die folgenden Bewertungen stammen aus unterschiedlichen Quellen und geben Ihnen einen authentischen Einblick in Erfahrungen, Ergebnisse und den Nutzen unserer Beratung. Vielleicht finden Sie sich in den Ausgangssituationen sogar wieder.
Häufig gestellte Fagen
Sie möchten erfahren? Hier finden Sie die wichtigsten Antworten auf einen Blick.
Zu Rückfragen, wie wir Ihre Kanzlei konkret unterstützen können, beraten wir Sie gerne persönlich.
Was ist KaaS Pro und wie hilft es Kanzleien?t
KaaS Pro ist unser Partner für Automatisierung und KI in Steuerkanzleien. Gemeinsam helfen wir Kanzleien dabei, wiederkehrende Arbeitsabläufe zu automatisieren und den Kanzleialltag effizienter zu organisieren. Der Hintergrund: Die Anforderungen an Kanzleien steigen. Fachkräftemangel, wachsende Mandantenzahlen und zunehmender Zeitdruck machen strukturierte Prozesse wichtiger denn je.
Unser Ansatz ist klar aufgebaut: Zunächst analysieren wir Ihre Kanzlei. Wir prüfen Ihre Arbeitsabläufe, die Organisation Ihrer Prozesse und wie Ihre DATEV-Systeme genutzt werden. Dabei schauen wir, wie gut Ihre Kanzlei bereits für Automatisierung und KI vorbereitet ist. Auf dieser Grundlage entwickeln wir einen konkreten Maßnahmenplan für Ihre Kanzlei.
Die technische Umsetzung übernimmt anschließend KaaS. Dort werden passende Bots und KI-Lösungen eingerichtet, die auf Ihre Kanzleiprozesse abgestimmt sind. Die Lösung ist cloudbasiert – Wartung, Sicherheitsupdates und Support sind bereits enthalten. Das Ergebnis sind weniger manuelle Routinearbeit, klarere Abläufe und mehr Zeit für Mandantenberatung in Ihrer Kanzlei.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
In Steuerkanzleien gibt es viele Aufgaben, die immer wieder nach dem gleichen Muster ablaufen. Genau hier setzt Automatisierung an. Besonders gut eignen sich organisatorische und administrative Abläufe rund um Mandanten, Dokumente und Aufträge.
- Ein typisches Beispiel ist das Mandanten-Onboarding. Stammdaten können digital erfasst, aktualisiert und direkt in Ihre DATEV-Systeme übernommen werden. Auch Dokumente lassen sich strukturiert ablegen, sodass Mandantenakten automatisch gepflegt werden.
- Weitere Möglichkeiten liegen in der Organisation des Kanzleialltags. Aufträge, Aufgaben oder interne Projekte können zentral gesteuert werden. Ticketsysteme sorgen dafür, dass Mandantenanfragen nachvollziehbar bearbeitet werden und Zuständigkeiten klar geregelt sind.
- Auch die Zusammenarbeit mit Mandanten kann vereinfacht werden. Mandanten können Dokumente bereitstellen, Stammdaten aktualisieren oder Verträge digital unterschreiben.
- Darüber hinaus lassen sich Daten und Abläufe mit KI auswerten, um Optimierungspotenziale in der Kanzlei zu erkennen.
Welche Automatisierungen sinnvoll sind, hängt jedoch immer von den Arbeitsabläufen Ihrer Kanzlei ab. Deshalb prüfen wir gemeinsam, welche Lösungen zu Ihrer Organisation passen.
Funktioniert KaaS Pro mit DATEV?
Ja. Die Arbeit mit DATEV ist eine wichtige Grundlage für den Einsatz der Lösungen von KaaS Pro. In den meisten Steuerkanzleien bildet DATEV das zentrale System für Mandantenverwaltung, Dokumente und organisatorische Abläufe.
Deshalb betrachten wir bei der Vorbereitung besonders genau, wie DATEV in Ihrer Kanzlei eingesetzt wird. Dazu gehört beispielsweise der Weg vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung oder die Nutzung Ihrer Eigenorganisation. Diese Bereiche sind entscheidend für eine erfolgreiche Automatisierung, weil viele Prozesse hier zusammenlaufen. Erst wenn diese Abläufe klar nachvollziehbar sind, können Automatisierungsketten zuverlässig funktionieren.
Die Bots und Systeme von KaaS Pro ergänzen also nicht einfach bestehende Systeme, sondern setzen direkt an den zentralen Arbeitsprozessen der Kanzlei an. Sie erhalten eine Lösung, die sich in den täglichen Kanzleialltag integriert.
Wie läuft die Einführung von KI und Bots ab?
Die Einführung von KI und Automatisierungen beginnt bei proKanzlei mit einem Blick auf Ihre Kanzlei. Zunächst lernen wir vor Ort in Ihrer Kanzlei Ihre Arbeitsweise kennen und analysieren gemeinsam mit Ihnen die bestehenden Abläufe. Dabei betrachten wir, wie Aufgaben organisiert sind, welche DATEV-Programme genutzt werden und wo im Alltag wiederkehrende Arbeitsschritte entstehen.
Auf dieser Grundlage identifizieren wir als Kanzleiberater die Prozesse, die sich sinnvoll automatisieren lassen. Besonders wichtig sind dabei zentrale Abläufe wie der Weg vom Auftrag bis zur Rechnungsstellung oder die Organisation von Dokumenten und Mandanteninformationen. Erst wenn diese Strukturen klar nachvollziehbar sind, kann Automatisierung zuverlässig funktionieren.
Anschließend entwickeln wir passende Automatisierungsketten für Ihre Kanzlei. Hier verbinden wir unsere Erfahrung aus der Kanzleiberatung mit dem technischen Know-how von KaaS Pro. Die definierten Abläufe werden in Bots und KI-gestützte Funktionen übersetzt, die später Aufgaben automatisch ausführen. Während des gesamten Prozesses begleiten wir Ihre Kanzlei organisatorisch und beraten Sie, wie Sie Prozesse langfristig stabil und zukunftssicher gestalten können. Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind, erfolgt die technische Umsetzung – und Ihre Kanzlei kann automatisierte Abläufe im Alltag nutzen.
Welche Voraussetzungen braucht meine Kanzlei?
Für den erfolgreichen Einsatz von KaaS Pro müssen bestimmte organisatorische Grundlagen vorhanden sein. Eine zentrale Voraussetzung ist die Arbeit mit DATEV, da viele Automatisierungen direkt an diese Umgebung anknüpfen. Ebenso spielen klar definierte Arbeitsprozesse eine wichtige Rolle. Automatisierung funktioniert besonders gut, wenn Abläufe strukturiert und möglichst einheitlich aufgebaut sind.
Wenn beispielsweise Aufgaben in der Kanzlei immer nach unterschiedlichen Mustern erledigt werden, können Bots diese Prozesse nur schwer abbilden. Deshalb prüfen wir im Vorfeld, wie Aufgaben bearbeitet werden und ob Anpassungen sinnvoll sind. Auch die Unternehmenskultur spielt eine Rolle. Eine offene Haltung gegenüber Veränderungen erleichtert die Einführung neuer Arbeitsweisen. Unser Ziel ist es, gemeinsam mit Ihnen eine stabile Grundlage zu schaffen, auf der Automatisierung zuverlässig funktionieren kann.
Wie schnell sehen wir erste Effizienzgewinne?
Die Geschwindigkeit hängt stark davon ab, wie Ihre Kanzlei aktuell organisiert ist. Besonders schnell zeigen sich Verbesserungen dort, wo viele wiederkehrende Arbeitsschritte auftreten.
Wenn etwa Dokumente automatisch strukturiert abgelegt werden oder Mandanteninformationen zentral verfügbar sind, reduziert sich der Zeitaufwand für Suche und Abstimmung deutlich. Auch interne Transparenz spielt eine Rolle. Wenn Aufträge, Aufgaben und Zuständigkeiten klar dargestellt werden, lassen sich Rückfragen vermeiden und Abläufe beschleunigen.
Viele Kanzleien stellen bereits nach kurzer Zeit fest, dass sich der Arbeitsalltag ruhiger und strukturierter anfühlt. Der größte Effekt entsteht jedoch langfristig. Mit klaren Prozessen und automatisierten Abläufen wird die Kanzlei insgesamt belastbarer und kann auch bei steigenden Mandantenzahlen stabil arbeiten.
Können bestehende Prozesse übernommen werden?
Ja. In der Regel bauen wir auf den bestehenden Abläufen Ihrer Kanzlei auf. Viele Prozesse haben sich über Jahre entwickelt und funktionieren grundsätzlich gut – sie sind daher eine wichtige Grundlage für Automatisierung. Gemeinsam schauen wir uns an, wie Aufgaben heute erledigt werden: zum Beispiel die Bearbeitung eines Auftrags, die Ablage von Dokumenten oder die Organisation von Mandantenanfragen. Dabei prüfen wir, welche Schritte bereits klar strukturiert sind und wo kleine Anpassungen sinnvoll wären.
Denn Automatisierung funktioniert besonders zuverlässig, wenn Arbeitsabläufe nach einem festen Muster ablaufen. Deshalb geht es häufig darum, Prozesse zu vereinheitlichen oder transparenter zu gestalten – nicht darum, alles komplett neu zu organisieren. Auf dieser Basis können Automatisierungsketten aufgebaut werden, die wiederkehrende Schritte automatisch auslösen. Ihre gewohnten Arbeitsweisen bleiben dabei erhalten, werden aber so angepasst, dass sie effizienter und leichter nachvollziehbar sind.
Unterstützen Sie auch nach der Einführung?
Ja. Unsere Zusammenarbeit endet nicht mit der technischen Einführung der Bots. Wir verstehen uns als langfristigen Partner für Kanzleiführung und Kanzleientwicklung. Während der Einführung begleiten wir Ihre Kanzlei organisatorisch, technisch und auch im Austausch mit Ihrem Team. Dieser persönliche Kontakt ist uns besonders wichtig, weil jede Kanzlei anders arbeitet.
Auch nach der Implementierung bleiben wir Ansprechpartner für Fragen, Anpassungen oder weitere Optimierungsmöglichkeiten. Darüber hinaus fördern wir den Austausch zwischen Kanzleien, die KaaS Pro nutzen. Erfahrungen aus der Praxis helfen dabei, Prozesse weiterzuentwickeln und voneinander zu lernen.
Gleichzeitig sorgt die technische Plattform von KaaS für eine stabile Grundlage im Hintergrund. Da die Lösung cloudbasiert arbeitet, sind Wartung, Sicherheitsupdates und technischer Service sowohl während der Einführung als auch danach bereits enthalten. So profitieren Sie nicht nur von neuen automatisierten Abläufen, sondern auch von einer kontinuierlichen technischen Betreuung und einer persönlichen Beratung, die Ihre Kanzlei langfristig weiterentwickelt.
Wie sicher sind automatisierte Kanzleiprozesse?
Sicherheit spielt in Steuerkanzleien eine zentrale Rolle. Schließlich arbeiten Sie täglich mit sensiblen Mandantendaten und vertraulichen Informationen. Automatisierte Prozesse greifen deshalb nicht willkürlich in bestehende Systeme ein, sondern arbeiten auf Basis klar definierter Abläufe. Jeder Schritt einer Automatisierung folgt einem festgelegten Prozess.
Dadurch entstehen sogar zusätzliche Vorteile: Aufgaben werden nach dem gleichen Schema bearbeitet, Fehlerquellen durch unterschiedliche Arbeitsweisen werden reduziert. Auch organisatorisch erhöht sich die Transparenz. Wenn Abläufe klar strukturiert sind, lassen sich Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände jederzeit nachvollziehen. Automatisierung bedeutet daher nicht weniger Kontrolle, sondern eine verlässlichere und stabilere Arbeitsweise für Ihre Kanzlei.